Hosted Exchange con archivación opcional

por Christopher Prüfer Experto en alojamiento web

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Hosted Exchange: ¿también se puede emplear para el archivado según GoBD?

El mundo empresarial y de negocios está en constante cambio. Cada vez más tareas laborales se realizan de forma remota, es decir, fuera de las sedes de la empresa. Las plataformas digitales de comunicación fiables son imprescindibles para el correcto desarrollo de la actividad empresarial. Para garantizarlas, se han consolidado los servicios Hosted Exchange. Se basan en los servidores Microsoft Exchange y, además de una solución de correo electrónico sólida, ofrecen muchas otras ventajas para medianas y grandes empresas. Entre otras cosas, Exchange puede integrarse con una solución de archivado conforme a GoBD.

¿Qué es Hosted Exchange?

Hosted Exchange es un servicio que ofrecen muchas empresas de TI y proveedores de hosting web. Se trata de una solución de correo electrónico basada en Microsoft Exchange. Permite gestionar correos electrónicos, calendarios, contactos o tareas dentro de un equipo.

Hosted Exchange permite a los clientes operar un servidor Exchange sin tener que administrar la infraestructura de TI por sí mismos. Además, se benefician de las siguientes funciones:

• Comunicación por correo electrónico: Exchange permite el envío, la recepción y la gestión de correos electrónicos. Además, ofrece opciones de cifrado y archivado, así como la integración de clientes.
• Funciones de calendario: Los usuarios pueden crear calendarios personales y compartirlos con los miembros del equipo. También pueden enviar invitaciones a citas y organizar reuniones.
• Gestión de contactos: Los contactos pueden gestionarse en Exchange en libretas de direcciones personales o compartidas.
• Tareas y recordatorios: Los usuarios pueden crear, gestionar y delegar tareas. Exchange ofrece funciones de recordatorio para avisar a los miembros del equipo de tareas y citas pendientes.
• Funciones de grupos: Exchange permite la creación y gestión de grupos y listas de distribución para simplificar la comunicación dentro de los equipos.
• Integración con otros servicios: Exchange se integra sin problemas con otros productos de Microsoft como Skype o SharePoint.

Además, las empresas pueden garantizar el archivado conforme a GoBD con Hosted Exchange. Se trata de los principios para la adecuada conservación de documentos en formato electrónico y el acceso a los datos, publicados por el Bundesfinanzministerium por primera vez en noviembre de 2014.

Contienen directrices sobre cómo las empresas deben archivar sus documentos relevantes a efectos fiscales para que puedan ser examinados por las autoridades fiscales.
Por tanto, el archivado según GoBD es relevante para cualquier empresa que esté sujeta a impuestos en Alemania.

Fundamentos importantes de las GoBD son

• Trazabilidad: Todas las operaciones comerciales deben ser trazables, registradas y documentadas.
• Inalterabilidad: Los datos o documentos no deben modificarse. Si se han editado, deben ser identificables las versiones anteriores y los pasos de edición.
• Seguridad: El archivado según GoBD requiere también medidas de seguridad que protejan los datos contra accesos no autorizados.
• Disponibilidad: Las autoridades fiscales deben poder acceder a los datos archivados.

¿Cómo puede implementarse el archivado según GoBD con Exchange?

Con un paquete Hosted-Exchange, las empresas ya pueden archivar sus correos electrónicos cumpliendo la normativa de protección de datos. Sin embargo, el producto no ofrece un archivado general de documentos.

Para ello, los clientes interesados pueden contratar una herramienta adicional, el archivado de Exchange Online de Microsoft. Ésta es totalmente compatible con la plataforma de correo electrónico y permite almacenar y archivar documentos importantes conforme a los requisitos de las autoridades fiscales alemanas.

Alternativas a Hosted Exchange

Microsoft Exchange está optimizado para la comunicación dentro de equipos. Las empresas que necesitan soluciones más completas encontrarán en Microsoft 365 una evolución de Exchange. Además de los servicios de correo, el producto ofrece aplicaciones de Office y herramientas de colaboración como Teams o Yammer. Asimismo, la solución Office de Microsoft integra un almacenamiento en la nube, lo que facilita el archivado según GoBD.

También con Google Workspace y la integrada Google Vault es posible archivar datos de forma rápida y jurídicamente segura. Con Google Vault se pueden registrar las actividades de los usuarios, lo que permite que la documentación según GoDB se realice de forma rápida y eficaz.