Buzón de correo electrónico con archivado opcional

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¿Cómo se puede configurar un buzón de correo electrónico con función de archivado conforme a las GoBD?

Al primer contacto ya el nombre oficial "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen im elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) parece, a primera vista, al menos tan farragoso y engorroso como el contenido amplio y complejo. No es raro que la instrucción administrativa creada en 2014 y modificada seis años después origine repetidamente malentendidos y problemas, que no rara vez se deben a la superposición de áreas con otras normativas importantes como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Sin una explicación comprensible, resulta laborioso y consume mucho tiempo querer dotar a un buzón de correo electrónico de una función de archivado con seguridad jurídica según las GoBD.

¿Qué requisitos importantes debe cumplir una función de archivado según las GoDB?

La función de archivado en las GoBD no contiene detalles técnicos que, por ejemplo, impongan almacenar información en un buzón de correo electrónico en sistemas certificados predeterminados o en un formato especial. En su lugar establece condiciones marco que definen los requisitos mínimos para la gestión con seguridad jurídica de un buzón de correo electrónico en entornos empresariales. Las condiciones más importantes que debe cumplir cualquier función de archivado según la GoDB son las siguientes:

• Los correos electrónicos se conservan como copia sin modificaciones y con los metadatos originales
• Todo buzón de correo electrónico perteneciente a una actividad empresarial debe ser asegurado a largo plazo mediante la función de archivado de las GoBD
• El acceso desde el exterior debe estar disponible de forma inmediata o "en un plazo razonable"
• Los mensajes en un buzón de correo electrónico deben poder visualizarse e imprimirse en su estado original
• Todos los procesos deben poder reconstruirse incluso tras una reorganización de la estructura de archivo o una reestructuración empresarial
• Una migración a otras plataformas o sistemas operativos no debe dar lugar a la pérdida de datos o información

Además de la comunicación, por ejemplo para el buzón de correo electrónico, la función de archivado exigida por las GoBD también abarca todos los demás documentos relevantes a efectos fiscales y legales que se almacenen de forma digital o electrónica. Entre ellos se incluye, entre otros, la captura fotográfica de justificantes (por ejemplo con un smartphone). También establece requisitos mínimos detallados para los controles internos, la documentación, los libros electrónicos de contabilidad y las infraestructuras TI seguras, que eviten la pérdida de datos por daños de hardware o fallos de red.

¿Cómo se puede integrar una función de archivado conforme a GoBD en un buzón de correo electrónico?

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes) utilizan para la comunicación por correo electrónico a un gran proveedor como Microsoft o Google, cuyos productos ya suelen incluir una función de archivado conforme a GoBD. En servidores de correo autogestionados servidor de correo electrónico conviene, sin embargo, prestar atención a una copia de seguridad periódica y al almacenamiento redundante de los datos en una segunda ubicación físicamente separada, para documentar la diligencia debida. Para una rápida trazabilidad, por ejemplo en asuntos legales o comerciales, suele ser recomendable vincular mensajes o un buzón de correo electrónico a un proceso comercial determinado e integrarlos en este o crear referencias. Para ello son útiles, por ejemplo, complementos que la mayoría de proveedores de software ponen a disposición de los clientes de correo de forma gratuita. Permiten una función de archivado conforme a GoBD y apta para auditoría, así como el cumplimiento de RGPD y otras exigencias legales. Además, cuentan con un número mucho mayor de funciones, por ejemplo para búsqueda, asignación a casos comerciales u organización temática de los mensajes.

¿Qué otras soluciones permiten una función de archivado conforme a GoBD?

En cuanto una pyme alcanza un tamaño medio surge con rapidez el problema de que el elevado número de mensajes activos y ya tramitados hace conveniente un sistema de archivo estructurado para acelerar los procesos comerciales o las auditorías externas. Una solución fiable en esta situación es un software de planificación de recursos empresariales (ERP), que permite categorizar, representar y, si se desea, ordenar según criterios individuales todo el proceso de creación de valor en una empresa y mostrarlo de forma clara. Según el sector, el alcance y la dimensión, estas soluciones varían considerablemente entre sí y abarcan desde proyectos de código abierto hasta soluciones informáticas altamente especializadas y a medida.

La alternativa con diferencia más sencilla, pero también la menos cómoda para la consulta, consiste en duplicar cada buzón de correo electrónico en soportes externos o en un NAS tolerante a fallos, para generar copias con valor jurídico y conservarlas incluso tras el cese de la actividad sin gastos continuos durante el periodo de conservación legalmente exigido. También es posible recurrir a soluciones prefabricadas como Hosted Exchange, que, no obstante, suelen conllevar costes a largo plazo.