La nota de ausencia óptima - Contenido, plantillas y ejemplos

La disponibilidad y un soporte rápido son para muchos clientes algo natural, pero representan grandes desafíos para las empresas. Especialmente en una atención individual a través de un contacto personal, una respuesta ausente o tardía puede dar lugar fácilmente a malentendidos que un mensaje de ausencia bien formulado —conocido en inglés como "Out of Office Message"— evita de forma fiable. Usar un estilo serio, pero sin resultar excesivamente formal o "riguroso", suele ser una dificultad. No obstante, es importante encontrar un compromiso óptimo. Al fin y al cabo, solo se puede prever de forma limitada quién recibirá este mensaje de ausencia durante el periodo en que su remitente esté "fuera de la oficina". Esto funciona, por supuesto, mejor con un dominio propio de correo electrónico.

Información importante en el mensaje de ausencia

Principalmente, un mensaje de ausencia notifica al remitente que su mensaje no podrá ser leído o gestionado de forma inmediata en un momento determinado. En algunos casos este contenido es suficiente; sin embargo, normalmente no es así, ya que el correo entrante suele ir acompañado de una solicitud concreta y el remitente tiene (con razón) interés en saber cuánto tiempo estará su contacto fuera de la oficina. Por ello, el mensaje de ausencia perfecto responde todas las preguntas potencialmente relevantes que surgen de la ausencia. Debe incluir, entre otros, los siguientes puntos en el orden indicado:

• Saludo breve
• Duración estimada de la ausencia
• Motivo general, por ejemplo vacaciones, enfermedad aguda o motivos operativos
• Reenvío automático del mensaje a compañeros o responsables disponibles
• Indicación de otro contacto que actúe como interlocutor en casos urgentes
• Posibles plazos tras el regreso
• Fórmula de cierre breve, amable y profesional
• Firma personalizada de la dirección de correo y, si existe, su clave pública

Tras una valoración individual, pueden omitirse puntos concretos como el motivo o la fórmula de despedida si no desempeñan un papel relevante en el contexto actual. Además, la información debería mantenerse general: la publicación de datos concretos y personales, como el lugar de unas vacaciones o el tipo de enfermedad, solo debe hacerse en casos excepcionales y tras un riguroso examen. Un ejemplo serían estancias de investigación o conferencias en las que la ubicación actual tenga una relación significativa con el interés del remitente.

Formulación correcta entre informal, amable, general y formal

En la comunicación por correo electrónico suelen aplicarse normas menos estrictas que, por ejemplo, en escritos oficiales o conversaciones. No obstante, en el caso de una nota de ausencia conviene optar por una forma cortés, pero que no resulte vinculante ni excesivamente familiar, ya que puede llegar a destinatarios muy diversos y a veces imprevisibles. Debe mantenerse, por tanto, de carácter general, evitando sonar exclusivamente a fórmulas simples o —peor aún— a la respuesta automática predeterminada del cliente de correo.

En vista de esto, es aconsejable escribir de forma breve, concisa e impersonal, dirigiéndose al destinatario de mayor nivel posible. Una distancia excesiva en una nota automática de ausencia rara vez provoca una reacción negativa; sin embargo, la falta de respeto o un tono inapropiado —aunque el receptor lo perciba solo de forma subjetiva— sí pueden acarrear consecuencias directas en determinadas circunstancias.

Un problema antiguo: ¿tutear o tratar de usted?

En la comunicación directa la elección entre tuteo y trato de cortesía depende del contexto y de la relación entre las partes. Sin embargo, al igual que la publicidad, los periódicos u otros textos públicos y semipúblicos, una nota de ausencia redactada de forma general no permite una evaluación personalizada ni una diferenciación caso por caso. Por ello, el uso de "usted" se considera estándar y debería emplearse en cuentas de correo que cumplan alguno de los siguientes criterios:

• Uso oficial, comercial o profesional
• Uso mixto con contactos privados y formales
• Comunicación y representación públicas
• Atención al cliente y captación de clientes
• Públicos generales y no específicos, por ejemplo en sitios web, foros y boletines

En principio, salvo en excepciones como determinados sectores profesionales en los que el tuteo es un consenso colectivo, el uso del "tú" en mensajes automáticos de ausencia queda reservado a cuentas de uso exclusivamente privado.

Ejemplos y plantillas de redacción

Los siguientes ejemplos y plantillas pueden servir como un kit con el que componer un mensaje de ausencia perfecto:

Título:

• Mensaje de ausencia
• Mensaje "Fuera de la oficina"
• Información: Ausente hasta ...

Saludo (opcional)

• Estimadas señoras y señores, ...
• Gracias por su correo electrónico ...
• Hola y gracias ...

Motivo y duración de la ausencia:

• Por vacaciones/formación/viaje de trabajo, lamentablemente no estaré localizable hasta el ...
• Motivos personales/empresariales/de salud me impiden, lamentablemente, responder a los mensajes entrantes hasta el ...
• Debido a acontecimientos imprevistos, no estaré disponible de forma permanente/hasta el ... a través de esta dirección ...

Reenvío y referencia:

• Cada correo electrónico se reenviará automáticamente a ... y se responderá lo antes posible.
• En interés de la confidencialidad no se realizará un reenvío automático. Mientras tanto, puede contactar con ... en el teléfono/correo electrónico ...,
• Lamento la demora y me pondré en contacto con usted inmediatamente a mi regreso.
• Mientras no esté disponible, para emergencias contacte el teléfono/correo electrónico.

Fórmula de despedida (opcional):

• Atentamente/Cordialmente ...
• Le deseo lo mejor hasta entonces ...

En círculos cerrados —por ejemplo, entre colegas— un mensaje de ausencia puede, por supuesto, formularse de manera más informal o incluso humorística. No obstante, en general se aplica también aquí que debe ser breve, precisa y objetiva: no es la ocasión adecuada para mostrar el carácter personal e individual.

Foto: Gerd Altmann de Pixabay